1- AMAÇ Bu politikanın amacı, Şirketimiz tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda çalışanlarımız, eski çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, yetkililerimiz, ziyaretçilerimiz, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları ve yetkilileri ile üçüncü kişiler başta olmak üzere kişisel verileri Şirketimiz tarafından işlenen kişileri bilgilendirerek şeffaflığı sağlamaktır. 2- KAPSAM Bu politika, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, yetkililerimizin, ziyaretçilerimizin, şirket hissedarlarımızın, hissedar temsilcilerinin, işbirliği içinde olduğumuz kurum çalışanları ile yetkililerin ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir. Yukarıda belirtilen kategorilerde yer alan kişisel veri sahipleri gruplarına ilişkin işbu politikanın uygulama kapsamı politikanın tamamı olabileceği gibi (örn. Ziyaretçi statüsündeki eski çalışan gibi); yalnızca bir kısım hükümleri de (örn. Yalnızca ziyaretçilerimiz gibi) olabilecektir.
3- DAYANAK 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili diğer düzenlemeler.
4- SORUMLULUKLAR 4.1. Bu dökümanın uygulatılmasından Veri Sorumlusu sorumludur. 4.2. Bu politikanın hazırlanmasından ve güncellenmesinden İnsan Kaynakları Birimi sorumludur.
5- TANIMLAR VE KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNE İLİŞKİN KATEGORİZASYONLARI 5.1. Tanımlar: Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. Anonim Hale Getirme: Kişisel verinin, kişisel veri niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir. Ör: Maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb. tekniklerle kişisel verinin bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaybedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. Kişisel Veri Sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; Çalışanlar ve müşteriler. Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir. Örneğin; Ad-soyad, TC kimlik numarası e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası, banka hesap numarası vb. Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik (ör: parmak izi, yüz tanıma vb.) genetik veriler. Üçüncü Kişi: Politika kapsamında farklı bir şekilde tanımlanmamış olan, kişisel verileri politika kapsamında işlenen gerçek kişiler (Örn. Ziyaretçi, tedarikçi vb.) Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleye gerçek ve tüzel kişidir. Örneğin, şirketimiz muhasebe servisi veya personel verilerini işleyen insan kaynakları servisi işlemleri, şirketimiz verilerini tutan, bilgi işlem sistemini kontrol eden bilgi işlem servisi vb. Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten şirketimiz veri sorumlusudur. KVK Kanunu: 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan; 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. Anayasa: 9 Kasım 1982 tarihli ve 17863 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, 7 Kasım 1982 tarihli ve 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası. KVK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulu. KVK Kurumu: Kişisel Verileri Koruma Kurumu. Politika: Eleve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası Şirket/Şirketimiz: Asuka Gıda Sanayi Ticaret Ltd.Şti. Türk Borçlar Kanunu: 4 Şubat 2011 tarihli ve 27836 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan; 11 Ocak 2011 tarihli ve 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu. Türk Ticaret Kanunu: 14 Şubat 2011 tarihli ve 27846 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan; 13 Ocak 2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu 5.2 Kişisel Veri Sahiplerine İlişkin Açıklamalar: Kişisel Veri Sahibi Kategorisi Açıklaması Müşteri: Şirketimizle herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın şirketimizin sunmuş olduğu hizmetlerden yararlanan gerçek kişiler. Ziyaretçi: Şirketimizin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler. Başvuru Formu: Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içerecek, politika kapsamında yukarıda bağlantı sağlanan başvurunun yöntemini açıklayan ‘’6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereceğince İlgili Kişi (Kişisel Veri Sahibi) Tarafından Veri Sorumlusuna Yapılacak Başvurulara İlişkin Başvuru Formu’’. Çalışan Adayı: Şirketimize herhangi bir yolla iş veya staj başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini şirketimizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler. İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri: Şirketimizin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (burada sayılanlarla sınırlı olmaksızın, iş ortağı, tedarikçi gibi) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler. İş Ortağı: Şirketimizin faaliyetlerini yürütürken iş ortaklığı kurduğu taraflar. Şirket Yetkilisi: Şirket Genel Müdürlük yetkilileri ile diğer yetkili gerçek kişiler. Tedarikçi: Şirketimizin faaliyetlerini yürütürken şirketimizin emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli olarak şirketimize mal/hizmet sunan taraflar.
6- PRENSİPLER 6.1. Kişisel verilerin korunması, şirketimizin en önemli öncelikleri arasındadır. Bu konunun en önemli ayağını ise işbu politika ile yönetilen; çalışanlarımızın, eski çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, yetkililerimizin, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunması ve işlenmesi oluşturmaktadır. Çalışanlarımızın kişisel verilerin korunmasına ilişkin şirketimizin yürüttüğü faaliyetler ise, bu politikadaki esaslarla paralel olarak kaleme alınan Asuka Gıda Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası altında yönetilmektedir.
Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’na göre, herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Biz Anayasal hak olan kişisel verilerin korunması konusunda, şirketimiz, işbu politika ile yönetilen; çalışanlarımızın, eski çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, yetkililerimizin, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunmasına gerekli özeni göstermekle ve bunu bir şirket politikası haline getirmektedir.
Bu kapsamda, ilgili mevzuat gereğince işlenen kişisel verilerin korunması için şirketimiz tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.
Bu politikada kişisel verilerin işlenmesinde şirketimizin benimsediği ve aşağıda sıralanan temel ilkelere ilişkin detaylı açıklamalarda bulunulacaktır: 6.1.1 Kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme, 6.1.2 Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutma, 6.1.3 Kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme, 6.1.4 Kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme, 6.1.5 Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme, 6.1.6 Kişisel veri sahiplerini aydınlatma ve bilgilendirme, 6.1.7 Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanması için gerekli sistemi kurma, 6.1.8 Kişisel verilerin muhafazasında gerekli tedbirleri alma, 6.1.9 Kişisel verilerin işleme amacının gereklilikleri doğrultusunda üçüncü kişilere aktarılmasında, ilgili mevzuata ve KVK Kurulu düzenlemelerine uygun davranma, 6.1.10 Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ve korunmasına gerekli hassasiyeti gösterme.
7- YÖNTEM 7.1 POLİTİKANIN VE İLGİLİ MEVZUATIN UYGULANMASI Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, şirketimiz yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını beyan kabul etmektedir.
Bu politika ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralların şirketimiz uygulamaları kapsamında somutlaştırılarak düzenlenmesinden oluşturulmuştur. Şirketimiz, KVK Kanunu’nda öngörülen yürürlük sürelerine uygun hareket etmek üzere gerekli sistem ve hazırlıklarını yürütmektedir.
7.2 POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ Şirketimiz tarafından düzenlenen bu politika 01.11.2021 tarihlidir. Politikanın tamamının veya belirli maddelerin yenilenmesi durumunda politikanın yürürlük tarihi güncellenecektir.
Politika, şirketimizin internet sitesinde fonksiyonel.com yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.
7.3 KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işletmekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır.
7.3.1 KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI Şirketimiz, aşağıda belirtilen hususlarda veri güvenliği konusunda gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirleri almakta, bu konuda en üst düzeyde dikkat ve özeni göstermektedir. Şirketimiz tarafından KVK Kanunu’nun 12. maddesi uyarınca ‘’veri güvenliğini’’ sağlamaya yönelik alınan aksiyonlar ve tedbirler aşağıda belirtilmektedir.
Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır. Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVK Kanunu hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
7.3.1.1 Şirketimiz, kişisel verilerin tedbirsizlikle veya yetkisiz olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için korunacak verinin niteliği, teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır. 7.3.1.2 Şirketimiz adına veri işleyene, kişisel verileri işlerken uymak zorunda olduğu yükümlülükler ve bu konuda geliştirdiği hukuksal, idari ve teknik tedbirlere uyma zorunluluğu, şirketimizin tedarikçi, iş ortağı gibi çeşitli sıfatlarla ilişkide olduğu yeri işleyen kurumlara veri işleme konusunda gerçekleştirdikleri faaliyetin niteliğiyle uyumlu bir şekilde sözleşmesel olarak yükletilmektedir. 7.3.1.3 Şirketimiz, kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek için teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır. 7.3.1.4 Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları şirketin iç işleyişli kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir. 7.3.1.5 Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir.
7.3.2 VERİ SAHİBİNİN HAKLARININ GÖZETİLMESİ; BU HAKLARI ŞİRKETİMİZE İLETECEĞİ KANALLARIN YARATILMASI VE VERİ SAHİPLERİNİN TALEPLERİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ Şirketimiz, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir. Kişisel veri sahipleri aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini yazılı olarak şirketimize iletmeleri durumunda şirketimiz talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, şirketimiz tarafından KVK Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Kişisel veri sahipleri; - Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, - Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, - Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, - Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, - Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, - KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, - İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, - Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmakla ilgili talebinizi yazılı olarak, internet sitemizde bulunan başvuru formunu doldurarak veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle şirketimize iletmeniz gerekmektedir.
Yukarıda belirtilen haklarını kullanmak için, kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ve kullanmak istediğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızla birlikte talebinizi, KVK Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen hangi hakkınızın kullanımına ilişkin olduğunu da belirterek bizlere iletmeniz; talebinize ilişkin başvurunuzun daha hızlı ve etkili bir şekilde cevaplandırılmasını sağlayacaktır.
Bu çerçevede şirketimiz, KVK Kanunu’nun 13. maddesine dayalı olarak aynı kanunun yukarıda belirtilen 11. maddesindeki haklarınızı kullanmak amacıyla yazılı başvurunuzu ileteceğiniz kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır.
KVK Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi; fonksiyonel.com adresindeki formu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını Tepeören İTOSB 2. Cadde No: 25 Tuzla/İstanbul adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilir veya ilgili formu “[email protected]” adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.
7.3.3 ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KVK Kanunu ile birtakım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir.
Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
Şirketimiz tarafından, KVK Kanunu ile ‘’özel nitelikli’’ olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, şirketimiz tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve gerekli denetimler sağlanmaktadır.
7.3.4 KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda şirketimiz tarafından kişisel veri sahiplerine kişisel verilerinin elde edilmesi sırasında şirketimizin kimliğini, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceğini, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin KVK Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında sahip olduğu haklarla ilgili aydınlatma yapmaktadır.
Anayasa’nın 20. maddesine herkesin, kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme hakkına sahip olduğu ortaya konulmuştur. Bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 11. maddesinde kişisel veri sahibinin hakları arasında ‘’bilgi talep etme’’de sayılmıştır. Şirketimiz bu kapsamda, Anayasa’nın 20. Ve KVK Kanunu’nun 11. maddelerine uygun olarak kişisel veri sahibinin bilgi talep etmesi durumunda, gerekli bilgilendirmeyi yapmaktadır.
Bunun yanında şirketimiz KVK Kanunu’ndaki tüm hususlar ile başta ‘’hukuka ve dürüstlük’’ kuralına uygun kişisel veri işleme faaliyetinde bulunduğunu kişisel veri sahipleri ile ilgililere işbu politika belgesi başta olmak üzere çeşitli kamuoyuna açık dökümanlarla duyurarak, kişisel veri işleme faaliyetlerinde ilgilileri bilgilendirmeyi ve bu çerçevede hesap verilebilirliği ve şeffaflığı sağlamaktadır. Ayrıca şirketimiz ilgili kişileri; kişilerin ‘’açık rıza’’sına başvurduğu zamanlar başta olmak üzere kendi faaliyetleri ve kanundaki hususlar hakkında birçok farklı yöntemlerle de bilgilendirmede bulunmaktadır.
7.4 KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR Şirketimiz, Anayasa’nın 20. maddesine ve KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun; doğru ve gerektiğinde güncel; belirli, açık ve meşru amaçlar güderek; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır.
Şirketimiz kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri muhafaza etmektedir.
Şirketimiz, Anayasa’nın 20. Ve KVK Kanunu’nun 5. maddesi gereğince, kişisel verileri, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin KVK Kanunu’nun 5. maddesindeki şartlardan bir veya birkaçına dayalı olarak işlemektedir.
Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 6. maddesine uygun olarak özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi bakımından öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak, kişisel verilerin aktarılması konusunda kanunda öngörülen ve KVK Kurulu tarafından ortaya konulan düzenlemelere uygun davranmaktadır.
7.4.1 KİŞİSEL VERİLERİN MEVZUATTA ÖNGÖRÜLEN İLKELERE UYGUN OLARAK İŞLENMESİ
7.4.1.1 Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme Şirketimiz; kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almakta olup, bu nedenle kişisel verileri ilgili amacın gerçekleştirilmesinin gerektirdiği ölçünün ötesinde kullanmamaktadır. 7.4.1.2 Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama Şirketimiz; kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamaktadır. Bu doğrultuda gerekli tedbirleri almaktadır. 7.4.1.3 Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme Şirketimiz, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Şirketimiz, kişisel verileri sunmakta olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar işlemektedir. Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği henüz kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan ortaya konulmaktadır. 7.4.1.4 İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma Şirketimiz, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır. Örneğin, sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir. 7.4.1.5 İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme Şirketimiz, kişisel verilerini ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler şirketimiz tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
7.4.2 KİŞİSEL VERİLERİN, KVK KANUNU’NUN 5. MADDESİNDE BELİRTİLEN KİŞİSEL VERİ İŞLEME ŞARTLARINDAN BİR VEYA BİRKAÇINA DAYALI VE BU ŞARTLARLA SINIRLI OLARAK İŞLEME Kişisel verilerin korunması anayasal bir haktır. Temel hak ve hürriyetler, özlerine dokunulmaksızın yalnızca Anayasa’nın ilgili maddelerinde belirtilen sebeplere bağlı olarak ve ancak kanunla sınırlanabilir. Anayasa’nın 20. maddesinin 3. fıkrası gereğince, kişisel veriler ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilecektir. Şirketimiz bu doğrultuda ve Anayasa’ya uygun bir biçimde; kişisel verileri, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlemektedir.
Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan hukuki dayanaklardan yalnızca bir tanesidir. Açık rıza dışında, aşağıda yazan diğer şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir. İşlenen verilerin özel nitelikli kişisel veri olması halinde; aşağıda yer alan şartlar uygulanır.
7.4.2.1 Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır. Kişisel verilerin, kişisel veri sahibinin açık rıza vermesine bağlı olarak işlenmesi için, çalışanlar, eski çalışan, çalışan aday, müşteri, yetkili ve ziyaretçilerden ilgili yöntemler ile açık rızaları alınmaktadır. 7.4.2.2 Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmesi halinde hukuka uygun olarak işlenebilecektir. 7.4.2.3 Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. 7.4.2.4 Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel verilerin işlenmesi mümkündür. 7.4.2.5 Şirketin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi Şirketimizin veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. 7.4.2.6 Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi Veri sahibinin, kişisel verisini kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde ilgili kişisel veriler işlenebilecektir. 7.4.2.7 Bir Hakkın Tesisi veya Korunması İçin Veri İşlemenin Zorunlu Olması Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. 7.4.2.8 Şirketimizin Meşru Menfaati İçin Veri İşlemenin Zorunlu Olması Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
Şirketimiz tarafından kişisel verilerin işlenmesine yönelik hukuki dayanaklar farklılık gösterse de, her türlü kişisel veri işleme faaliyetinde KVK Kanunu’nun 4. maddesinde belirtilen genel ilkelere uygun olarak hareket edilmektedir.
7.5 ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ Şirketimiz tarafından, KVK Kanunu ile ‘’özel nitelikli’’ olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, KVK Kanunu’nda öngörülen düzenlemelere hassasiyetle uygun davranılmaktadır.
KVK Kanunu’nun 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri ‘’özel nitelikli’’ olarak belirlenmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
Şirketimiz tarafından KVK Kanunu’na uygun bir biçimde alınan özel nitelikli kişisel veriler, KVK Kurulu tarafından belirlenen önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir: - Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise; veya - Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise; - Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde, - Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.
7.6 KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI Şirketimiz hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, grup şirketlerine, üçüncü gerçek kişilere) aktarabilir. Şirketimiz bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket edecektir.
7.6.1 Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması Şirketimizce kişisel verilerin aktarılabileceği kişi/kuruluşlar; KVKK ve diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği kurum veya kuruluşlar; kişisel verileri koruma kurumu, sigorta firmaları, Sosyal Güvenlik Kurumu, Sağlık Bakanlığı gibi kamu tüzel kişileri; bağlı ortaklıklarımız ve/veya doğrudan/dolaylı yurtiçi/yurtdışı iştiraklerimiz/ortaklarımız; Asuka Gıda olarak faaliyetlerimizi yürütmek üzere hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız, her türlü kişisel verilerinizin muhafazası, yetkisiz erişimlerin önlenmesi ve hukuka aykırı olarak işlenmelerini önlemek gibi veri güvenliği tedbirlerinin alınmasında bizimle müşterek ve müteselsil sorumlu olan diğer üçüncü kişilerdir.
Kişisel Verileriniz ancak açık rızanızı gerektirmeyen işleme amaçlarının varlığı halinde, yurtiçinde ve başta AB ülkeleri, Amerika, İngiltere, OECD ülkeleri, Hindistan, Çin ve Rusya olmak üzere yurtdışında bulunan depolama, arşivleme, bilişim teknolojileri desteği (sunucu, hosting, program, bulut bilişim), güvenlik, çağrı merkezi gibi alanlarda destek aldığımız üçüncü kişilerle, işbirliği yapılan ve/veya hizmet alınan Grup Şirketleri, iş ortakları, tedarikçi firmalar, bankalar, finans kuruluşları, hukuk, vergi vb. benzeri alanlarda destek alınan danışmanlık firmaları ve ilgili kanunlar gereği iletilmeleri gerek tüm resmi kurum ve kuruluşlar, belirlenen amaçlarla aktarımın gerekli olduğu diğer ilişkili taraflar ile yetkili kurum ve kuruluşlara aktarılabilmektedir.
Bunun haricinde ancak açık rızanızın alınması şartı ile yurtiçinde ve yine yukarıda belirtilen ülkelerde bulunan ürün ve hizmet desteği veren yukarıda belirlenen açık rızanıza istinaden kişisel verileri işleyebilecek üçüncü kişilere açık rızanıza istinaden aktarılabilmektedir. Ayrıca açık rızanıza istinaden, Asuka Gıda ’nın bir kısmının veya varlıklarının (marka, alan adı ve sair ticari işletme unsurları dahil ancak bunlarla sınırlı olmaksızın) satılması durumunda Kişisel Verileriniz devralan gerçek ya da tüzel kişilere, bunların paydaşları, iş ortakları, aracıları, danışmanları da dahil olmak üzere yurtiçi ve yurtdışındaki üçüncü kişilere devrin gerektirdiği ölçüde aktarılabilir, işlem sürecinde bu üçüncü kişiler tarafından gerekli değerlendirmenin yapılması ile sınırlı ölçüde işlenebilir ve devir halinde devralan taraf varlıklarla birlikte bu varlıklara bağlı değerler olan Kişisel Verilerinizi kendisi veri sorumlusu olacak şekilde işlemeye devam edebilir.
Şirketimiz, web sitemiz ve diğer iletişim olanaklarımız üzerinden, sizlerden aldığımız kişisel verileriniz, mevzuatta belirlenen güvenlik ve gizlilik esasları uyarınca yeterli ve etkili önlemler alınmak kaydıyla; yasal zorunluluk gereği bu verileri talep etmeye yetkili olan kamu kurum veya kuruluşları, faaliyetlerimiz gereği anlaşmalı olduğumuz yurt içindeki ve dışındaki kurumlar ve iş ortaklarımız ile paylaşabilecektir.
7.7 BİNA GİRİŞLERİ İLE BİNALAR VE ÇEVRESİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ İLE İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ Şirketimiz tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, özel güvenlik şirketi marifetiyle; şirketimiz binasında güvenlik kamerasıyla izleme ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetlerinde bulunulmaktadır.
Şirketimiz tarafından yürütülen kamera ile izleme faaliyeti, Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir. Bu kapsamda şirketimiz Anayasa, KVK Kanunu ve ilgili diğer mevzuata uygun olarak hareket etmektedir.
Şirketimiz sahibi olduğu internet sitesinde; bu siteleri ziyaret eden kişilerin sitelerdeki ziyaretlerini, ziyaret amaçlarıyla uygun bir şekilde gerçekleştirmelerini temin etmek; kendilerine özelleştirilmiş içerikler gösterebilmek ve çevrimiçi reklamcılık faaliyetlerinde bulunabilmek maksadıyla teknik vasıtalarla (Örn. çerezler, cookiler gibi) site içerisindeki internet hareketleri kaydedilmektedir.
Şirketimiz, bu politikada belirtilen amaçlarla; bina ve tesisimiz içerisinde şirketimiz bünyesinde yürütülen işler ve verilen hizmetler için internet erişimi hizmeti sağlamaktadır. Bu durumda internet erişimlerinize ilişkin log kayıtları 5651 sayılı Kanun ve Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre kayıt altına alınmakta; bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi veya şirket içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir.
Bu çerçevede elde edilen log kayıtlarına yalnızca sınırlı sayıda şirket çalışanının erişimi bulunmaktadır. Bahsi geçen kayıtlara erişimi olan şirket çalışanları bu kayıtları yalnızca yetkili kamu ve kuruluşundan gelen talep veya denetim süreçlerinde kullanmak üzere erişmekte ve hukuken yetkili olan kişilerle paylaşmaktadır.
Dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda şirket çalışanının erişimi bulunmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi İş Kanunu’ndan doğan sır saklama yükümlülüğü ve ilgili kanunlar çerçevesinde eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.
Şirketimizin, yapmış olduğu bu faaliyetlere ilişkin kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin açıklamalar internet sitemizin ‘’Gizlilik Politikaları’’ sekmesi içerisinde yer almaktadır.
7.8 KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ ŞARTLARI Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde ve KVK Kanunu’nun 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde şirketimizin kendi iç kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine ilgili mevzuat düzenlemelerine uygun şekilde kişisel veriler silinir, imha edilir veya anonim hale getirilir.
Bu kapsamda şirketimiz ilgili yükümlülüğünü yerine getirmek üzere şirket içerisinde gerekli teknik ve idari tedbirleri alarak; bu konuda işleyiş mekanizmaları geliştirmiş olup; bu yükümlüklerine uygun davranmak üzere ilgili iş birimleri görevlendirilip ilgili eğitimlerle farkındalıkları arttırılmıştır.
7.9 KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASININ DİĞER POLİTİKALARLA OLAN İLİŞKİSİ Şirketimiz, işbu politika ile ortaya koyduğu esasları ve bu esasların icrasına yönelik prosedürleri şirket içerisinde verdiği eğitimler ve farkındalık artırıcı toplantılarla temin etmektedir. Kişisel verilerin korunması konusunda ortaya konulan politika ve prosedürler ile şirketimizin diğer alanlarda yürüttüğü temel politikaları ve prosedürleri arasında bağ kurularak, şirketimizin benzer amaçlarla farklı politikalarla işlettiği süreçler arasında uyumluluk sağlanmaktadır.
7.10 KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI YÖNETİM YAPISI Şirket bünyesinde işbu politika ve bu politikaya bağlı ve ilişkili diğer politikaları, prosedürleri yönetmek üzere, görevlendirilen ilgili kişiler aşağıdaki esaslara göre hareket ederler: - Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi ile ilgili temel politikaları ve gerektiğinde değişiklikleri hazırlamak ve yürürlüğe koymak üzere üst yönetimin onayına sunmak. - Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine ilişkin politikaların uygulanması ve denetiminin ne şekilde yerine getirileceğine karar vermek ve bu çerçevede şirket içi görevlendirme taleplerinde bulunmak ve koordinasyonu sağlamak hususlarını üst yönetimin onayına sunmak. - Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususları tespit etmek ve yapılması gerekenleri üst yönetimin onayına sunmak; uygulanmasını gözetmek ve koordinasyonu sağlamak. - Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi konusunda şirket içerisinde ve şirketin iş ortakları nezdinde farkındalığı arttırmak. - Şirketin kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek; iyileştirme önerilerini üst yönetimin onayına sunmak. - Kişisel verilerin korunması ve politikaların uygulanması konusunda eğitimler tasarlamak ve icra edilmesini sağlamak. - Kişisel veri sahiplerinin başvurularını en üst düzeyde karara bağlamak. - Kişisel veri sahiplerinin; kişisel veri işleme faaliyetleri ve kanuni hakları konusunda bilgilenmelerini temin etmek üzere bilgilendirme ve eğitim faaliyetlerinin icrasını koordine etmek. - Kişisel Verilerin Korunması konusundaki gelişmeleri ve düzenlemeleri takip etmek; bu gelişmelere ve düzenlemelere uygun olarak şirket içinde yapılması gerekenler konusunda üst yönetime tavsiyelerde bulunmak. - Kişisel Verilerin Korunması Kurulu ve Kurumu ile olan ilişkileri koordine etmek. - Şirket üst yönetiminin kişisel verilerin korunması konusunda vereceği diğer görevleri icra etmek.
8- YÜRÜRLÜK, DEĞİŞİKLİKLER / ONAY TABLOSU Bu dokümanı güncelleştirme sorumluluğu İnsan Kaynakları Birimi’ne aittir. Yapılan değişiklikler ve güncellemeler Genel Müdürlük onayıyla yayınlanır ve yürürlüğe girer. Gözden geçirme her yıl Kasım ayında yapılır.